Итоги 2011 года по электронному документообороту

Ну что ж, пора подвести итоги уходящего года. Что же важного и интересного появилось по электронным счетам-фактурам и другим документам.

Год начался с ожидания нормативных документов по электронным счетам-фактурам: форматы, порядок обмена, изменения в постановление 914. Но как это и бывает, все затянулось на целый год. 

Апрель богат на утвержденные нормативные документы.

06 апреля был утвержден закон N 63-ФЗ «Об электронной подписи». Данный закон вступил в силу и продолжает действовать наравне с законом от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Хотя они и противоречат друг другу в некоторых пунктах, но это пока никого не тревожит. Большинство уже приспособилось жить по закону №1 об ЭЦП, и стараются придерживаться его. 

Краткое отличие: закон вводит три вида подписи. Теперь основная цель электронной подписи – идентифицировать подписанта. Текущая ЭЦП, которую выдают УЦ приравнена к квалифицированной  усиленной подписи . Эта подпись, кратко назовем ее КЭП, самая защищенная из этих трех типов, должна не только идентифицировать подписанта, но и защищать информацию от изменений. Более того, КЭП могут выдавать только УЦ, прошедшие аккредитацию. Пока что на деле есть только опубликованный проект порядка аккредитации УЦ, поэтому ни один из УЦ не выдает КЭП.

Еще из новинок, четко проговорили, что ЭП можно выдавать на физическое и юридическое лицо. В последней нет привязки к конкретному физическому лицу, то есть подпись ставится от имени организации в целом.  

ЭП может быть подписан пакет связанных документов. Только нигде пока не уточняется, что означает слово «связанных»: логически, технически? Мы не рекомендуем, пока не станет ясно, что имеют ввиду законодатели, ставить ЭП под архивом, или под файлом Excel с несколькими документами.

19 апреля вступил в силу Порядок предоставления электронных документов в налоговую, утвержденный Приказом  от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@. Если своими словами, то согласно данному порядку налоговый орган направляет в электронном виде требование предоставить ей документы для проверки, а налогоплательщик в ответ на требование отправляет электронные документы. Правда кроме этого порядка нет больше ничего, что могло бы реализовать его.

Во-первых, согласно ст. 93 НК РФ документы могут быть переданы в налоговую в электронном виде, по установленному формату. Как известно, пока нет никаких форматов.

Во-вторых, нет форматов транспортного контейнера, в который бы налогоплательщик складывал свои документы и отправлял в налоговую.

В-третьих, пока вообще не ясно, как и через кого налоговая будет запрашивать документы – то ли Оператор ЭДО, то ли СОС… Как будет проходить процесс приемки…

Конечно, не следует ждать, что ФНС сама выдаст решение, уже сейчас идут предложения от Операторов и у частников ЭДО. Но думается мне, что до представления документов в электронном виде еще далековато.

Ну и один из важнейших нормативных документов апреля, касаемый электронных счетов-фактур – это долгожданный Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде, утвержденный Приказом  Минфина от 25.04.2011 № 50н. Думаю его знает наизусть каждый.

Это очень важный документ. Во-первых, он наконец-то четко сказал, что есть дата выставления и получения. По этой дате можно достоверно отнести ЭСФ к налоговому периоду, а значит снизить налоговые риски. Во-вторых, он указал на наличие Оператора ЭДО, который фиксирует эти самые даты, он является гарантом даты и факта выставления и получения документа.

Месяц май был тихим для нас. Пока мы не получили первый неофициальный проект изменений в Постановление Правительства 914. Если сравнивать его с тем, что был в итоге опубликован, то очень многое было доработано, переработано, исключено. Появилось такое понятие как корректировочный счет-фактура. Тогда еще не было той страшной и громоздкой печатной формы. Под корректировкой понимали и исправление ошибки, и исправление стоимости отгруженных товаров, работ или услуг.

Мы занялись изучением текущего Постановления №914, делали большие обзоры сравнения, и готовились к глобальным изменениям в учете СФ и исправлении СФ.

Июль ознаменовался утверждением закона РФ от 19.07.2011 г. N 245-ФЗ «О внесении изменений в часть первую и часть вторую Налогового кодекса...». Наконец-то перед нами, пусть и в словесном описании предстала форма корректировочного счета-фактуры. Именно тогда мы поняли, что исправление СФ – дело не простое (что в дальнейшем подтвердил еще один неофициальный проект изменений в Постановление 914). Изменения в 21 главу НК РФ, которые принес 245-ФЗ, разъяснили нам, что делать с КСФ составленными в сторону уменьшения и в сторону увеличения. У продавцов появилось право на вычет по КСФ в сторону уменьшения, а у покупателей – обязательство выплатить НДС. Данный закон вступил в силу в октябре. Но и по сей день, кажется, что не много бухгалтеров пользуется КСФ на постоянной основе.

В августе Минфин выпустил несколько разъяснительных писем, о том, что электронные первичные документы,  подписанные квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), могут являться документами, подтверждающими расходы.

В этих же письмах Минфин высказал свое видение, как такие документы должны быть представлены в налоговую. Т.к. у первички формата нет, то их придется распечатать, и заверить. При этом необходимо будет указать, что документ существует в электронном виде с ЭЦП. Возможно, впервые на свет  появилась «метка» (или «клеймо» как мы называем), которая должна проставляться на печатной копии электронного документа. Такую метку мы конечно уже предусмотрели в системе, но она ставится только на СФ.

Сентябрь был тих. Тихо и незаметно для нас прошла публикация проекта Минкомсвязи России «Об аккредитации удостоверяющих центров». Напомню, что после прохождения аккредитации УЦ смогут выдавать квалифицированные электронные подписи. По сути, это важный документ, тк с 01.07.2012 перестает действовать закон №1-ФЗ об ЭЦП. И в итоге все УЦ будут выдавать неквалифицированную ЭП. Такая неКЭП не годится для ЭСФ. Поэтому чтобы организации, приобретающие ЭП после 01.07.2012, смогли сразу начать обмениваться ЭСФ, лучше конечно быстрее законодателям все утвердить, а нам успешно пройти аккредитацию.

В октябре все всполошились. Был опубликован проект нового Постановления «О счетах-фактурах», заменяющий Постановление 914. Были жаркие споры и обсуждения на форуме, выдвигались замечания и предложения что-то изменить и добавить. В итоге в декабре мы увидели заветную новость: Путин подписал новое постановление.

Ну что ж, осталось ждать когда все официальные действия будут завершены и мы увидим сам текст нормативного документа (учли ли все замечания и предложения, как пообещали представители законодатели).

Декабрь вообще был щедр на подарки. Мы получили сразу несколько проектов форматов: был опубликован проект форматов ЭСФ и технологических документов по Порядку обмена ЭСФ, были опубликованы проекты форматов первичных документов (ТОРГ 12 и акта приема работ и услуг). 

Что интересно, то форматы по первичке никто ФНС не назначал делать, она взялась по своей инциативе. Вообще это хорошо. Потому что согласно закону № 402-ФЗ «о бухгалтерском учете», который кстати был утвержден в декабре, в 2013 году все установленные законодательством формы первички будут отменены и организации смогут использовать свои формы первичных документов.

ФНС считает это не очень удачным решением. Во-первых, многообразие форм вызовет трудности в работе между организациями и при представлении таких документов в налоговую. Во-вторых, ФНС сама заинтересована в том, чтобы упростить и автоматизировать прием и требуемых документов (а мы как помним, то принимать она будет только по установленному формату).

Таким образом законодатели хотят предложить налогоплательщикам все таки использовать утвержденную единую форму первичных документов, установленного формата, с бонусом: возможностью представлять в налоговую в электронном виде.

Ну вот год и подошел к концу. Успехи есть, но к сожалению все прошло не так как хотелось бы. Я когда готовила этот пост, чтобы быть точнее в датах просматривала новости, и на нашем сайте, и в других публикациях, вперемешку с новостями и анонсами о нормативных документах, очень часто выходили сообщения типа: "вот-вот уже скоро ЭСФ заработают", "Господин N подтвердил, что ЭСФ заработают в третьем квартале 2011 года" и в том же духе. :) Ничего не сбылось, но мы продолжали верить, рваться вперед и действовать. Мы были оптимистами, и я желаю оставаться ими дальше. Все будет.

P.S.Помимо изменений в законодательстве и сам Диадок очень сильно преобразился. Он стал старше и мудрее, он стал функциональнее и удобнее. Но об этом я напишу чуть позже.

ФНС разработает форматы для первички

В журнале "Упрощенка" наткнулись на следующую новость: "Представители налоговой службы и «Деловой России» 7 декабря на встрече обсудили возможность разработки электронных форматов первичных учетных документов, наиболее часто запрашиваемых налоговыми органами. Сообщает пресс-служба ФНС России. Идея создания электронных форматов принадлежит Федеральной налоговой службе.
Разработанные электронные форматы позволят не только обмениваться электронными первичными документами между самими налогоплательщиками, но и дадут возможность направлять первичные документы в электронном виде в налоговые органы."

Это вся новость. Все это напоминает собрание, когда подняли вопрос, дескать надо бы решить будем или нет делать форматы для первички. И ответом - конечно будем. Нет ни сроков, ни конкретной информации кто будет разрабатывать и для каких первичных документов (их же много).

Конечно, это большой плюс в том, что будут форматы для первички. Унифицированные формы станут понятны для автоматической обработки, и более того, документы можно будет направлять в электронном виде в налоговую и другим инстанциям.

Но что делать с теми, кто в своей парктике использует документы внутренней разработки? Например, поставщики работ и услуг используют акты, которых нет в альбомах унифицированных форм.

Первичных документов очень много и для каждого придумывать свой формат (вспомним ЭСФ, сколько там уже формат разрабатывается и утверждается, год, больше?)... И для какой первички будут делаться форматы в первую очередь?

Можно конечно помечтать, что законодатели пересмотрят альбом и практику применения первички, все обновят, и предложат новые, удобные и не столь многочисленные и сложные формы. Но в это я с трудом верю. Это все потянет за собой пересмотр порядков составления и возможно обмена этими документами, возможно будут изменены и правила учета.

Но будем реалистичны и немного оптимистичны. В ближайшем будущем нам этого не дождаться, но верить, что до этого дело дойдет, ведь об этом законодатели думают. А пока что, мы продолжаем ждать утверждения проекта Постановления правительства "О счетах-фактурах" (проект его хоть опубликован и даже есть первые комментарии по нему), призванного заменить ПП 914. И ждем хотя бы проекта форматов ЭСФ.

Видео материал по ЭСФ

Наш учебный центр наконец-то закончил работу над видео материалом по электронным счетам-фактурам. Получилось довольно солидно.
В общем советую обязательно посмотреть. Ссылка.

Представление электронных документов в налоговую.

Большинство документов, которыми организации обмениваются между собой, можно составлять и передавать в электронном виде. При этом если организация составляет, передает и хранит документ только в электронном виде, то ей не обязательно дублировать его на бумаге, или делать его бумажную копию. 

Электронный документ будет являться оригиналом, а юридическую силу ему придает его содержание (согласно правилам, установленным в нормативных актах) и электронная подпись. Остается открытым вопрос, каким образом электронный документ будет представляться для проверки в налоговую.

С недавнего времени у налогоплательщика появилось два способа представления электронного документа: в электронном виде и традиционно на бумаге.

Казалось бы, электронный документ передавать для проверки в налоговую по сети интернет – самый удобный и логичный вариант. Для этого в апреле 2011 года Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ был утвержден порядок представления документом по ТКС. Но с одной очень существенной оговоркой: данный порядок формировался на основе ст. 93 НК РФ, где сказано, что электронные документы могут быть представлены в налоговую в электронном виде по установленному формату.

Этот формат должен быть утвержден правительством и он будет един для всех. Но единого утвержденного на уровне государства формата нет для документов, которые передаются между организациями. В скором времени будет утвержден формат для электронных счетов-фактур. Поэтому как представлять электронные документы, остается не понятным.

С такими вопросами некоторые обращаются напрямую в Минфин России и к представителям ФНС. Проанализировав письма и комментарии, можно сделать следующий вывод. Электронные документы, для которых нет установленного формата должны будут распечатываться. При этом на бумажной копии должна быть проставлена метка о том, что оригинал документа существует в электронном виде, что документ был подписан электронной подписью. Бумажную копию необходимо будет заверить печатью и подписью руководителя и передать в налоговую (Письмо МФ от 7 июля 2011 г. N 03-03-06/1/409, Письмо МФ от 26 августа 2011 г. N 03-03-06/1/521).

Таким образом, для организации, которая работает с электронными документами, в плане представления документов для проверки ничего не меняется: как и раньше ей придется делать копии документов, заверять их и отправлять своими силами в налоговую. Конечно, такой способ передачи документов был всегда болезненным, особенно для тех, кому приходилось копировать и отправлять документы грузовыми машинами, а то и вагонами. С другой стороны польза от электронных документов все таки ощутимее (нет проблем с хранением, поиском, доставкой и прочие). Будем надеяться, что государство не заставит долго ждать форматов, хотя бы для счетов-фактур и перивички.

Корректировочные счета-фактуры: с 1.10 можно составлять. Опубликованы рекомендуемые форма и правила учета

Я уже писала ранее про изменения в 21 главу НК РФ. Теперь появляется еще один документ - корректировочный счет-фактура, который выставляется в случае изменения ошибок в ранее выставленном счете-фактуре (КСФ).
Изменения вступят в силу с 1 октября 2011 (то есть вот вот уже). Согласно НК РФ документ уже легализован, а вот его форма и порядок заполнения, как и учет в журнале и книгах не известны. Само собой возникают вопросы.

На днях ФНС решилось и опубликовало Письмо  № ЕД-4-3/15927@ "О применении корректировочного счета-фактуры", в котором сообщает, что КСФ может быть составлен только на основании первичного документа, составленного с 01.10.2011 года. К тому же КСФ должен быть составлен по форме и по порядку, указанных в приложении к данному письму, пока не будет утверждено новое Постановление Правительства. Напомню, текущее ПП №914 о правилах ведения книг, журнала учета счетов-фактуре и порядка составления счетов-фактур касается только бумажных документов и в нем нет ни слова о КСФ.

Это письмо как попытка подсмотреть в щелку за глобальными изменениями. Что уже не плохо, и по крайней мере снимает кучку вопросов от налогоплательщиков.

Посмотрим, что же нас ждет (письма конечно носят рекомендательный характер, но и в них есть доля правды, тк основаны они на существующих нормативных актах, а значит и само Постановление Правительства уже почти готово и должно выйти в свет).

1. Составлять КСФ рекомендуется по форме, представленной в приложении 1. Да, это довольно большая форма, со множеством граф.  Появились дополнительные реквизиты документа: помимо номера и даты есть еще и номер и дата КСФ. Первые номер с датой  переносятся из счета-фактуры, в котором обнаружены ошибки, вторые касаются именно КСФ. А вот фактурная часть уже не похожа на привычную нам в счете-фактуре. Но и в ней разобраться не сложно, прочитав правила заполнения из приложения 2. Странно только то, что эту форму не попытались упростить (или это я так сужу, потому что работа как раз связана с оптимизацией всего и вся :)). Так например, теперь придется переносит все данные с исходного счета-фактуры в графы "до изменения" а затем писать данные "после изменения", и далее указывать разницу, но не просто так, а разделяя по графам "к доплате" или "в сторону уменьшения". По мне, так лучше бы оставили просто разницу со знаком минус или плюс, чем городить массивную форму. Возможно на то были причины, с которыми стоит еще разобраться.

2. Как учитывать КСФ в книге покупок и продаж и доп. листах к ним описано в этом же письме. Я здесь расписывать это не буду, там довольно понятно все изложено. Напомню, что у продавца появляется право на вычет по КСФ, составленных в сторону уменьшения отгруженных товаров, работ или услуг, поэтому продавец КСФ может зарегистрировать и в книге покупок, чтобы подтвердить свое право.

В правилах заполнения (конкретнее при описании правила заполнения графы 1) сказано, что КСФ составляется в отношении товаров работ или услуг по которым осуществляются изменения цены (тарифа) и уточнение количества (при этом в правилах заполнения, например, графы 3а сказано, если количество не изменилось то показатель КСФ равен исходному - то есть переносим все, даже то где ошибок не было).
Исходя из этого есть два предположения:

1. Не ясно что делать с исходными счетами-фактурами, в которых обнаружили ошибки.То ли придется такой документ регистрировать в журнале и книге покупок, и ждать КСФ, который тоже должен быть зарегистрирован при получении, то ли не регистрирован. А если зарегистрирован и обнаружили ошибки позже?

2. А что делать, когда ошибка обнаружена в реквизитах счета-фактуры? Делать исправления "старым" способом, с помощью вычерков?

Оба момента не ясны. Но по секрету скажу, что они не ясны из опубликованных и известных нормативных документов. Но готовятся очень существенные изменения, которые с одной стороны и снимают все вопросы, но с другой могут показаться сложными и неудобными. Посмотрим, что в итоге опубликуют.

Переход на электронные счета-фактуры позволит избежать ошибок при заполнении

Переход на электронные счета-фактуры имеет очевидные преимущества: сокращение затрат на оформление, печать и передачу документа, уменьшение риска потери документа, как во время передачи, так и во время хранения, от сюда - увеличение скорости возмещения НДС и снижение налоговых рисков.

Однако это по большей части преимущества «на вырост» - то есть важные для компании в стратегической перспективе. Но помимо суммарной доли потерянных документов или высоких затрат на их печать, передачу и хранение, существуют и другие проблемы, возникающие в оперативной деятельности при составлении документа. Ошибки в документе могут привести к тому, что налоговая не принимает счет-фактуру в качестве подтверждающего документа и организации отказывают в вычете. Причиной спора между компанией  налоговой может стать даже незначительная опечатка. Цель налоговой – эффективное администрирование налогов (сборы НДС формируют 34% госбюджета). Цель организации – законное уменьшение налоговой нагрузки.

Для того чтобы сократить количество ошибок, госведомства разрабатывают единый формат счета-фактуры, конкретизируют правила составления документа, и даже в нормативных документах описывает, какие ошибки допускаются, а какие нет (например, изменения Федерального закона от 17.12.2009 г. N 318-ФЗ в ст. 169 НК РФ).

Формализованный единый стандарт документа и автоматизация процесса (то есть максимальное исключение «человеческого фактора») помогут налогоплательщикам сократить количество ошибок, и как, следствие, избежать риска доначислений налогов.

Я проанализировала ошибки, которые совершаются при составлении и выставлении счетов-фактур, и выделила те, о которых можно забыть при условии перехода компании на электронные документы.

В счете-фактуре отсутствуют расшифровки подписей уполномоченных лиц.

В электронном документе понятие «собственноручная подпись с расшифровкой» отсутствует. На электронный документ ставится электронная подпись – уникальная для каждого владельца последовательность символов. Каждая электронная подпись содержит в себе информацию о подписанте (ФИО, должность), которые заполняются при выдаче владельцу. Это позволяет всегда достоверно установить владельца и подписанта документа.

Счет-фактура составлен с нарушением пятидневного срока выставления.

В данном случае причиной спора является разное понимание, что считается датой составления, а что датой выставления счета-фактуры. П. 3 ст. 168 НК РФ не расшифровывает эти понятия. Там лишь указано, что счет-фактура должен быть выставлен не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), со дня передачи имущественных прав или со дня получения сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав.

В документе раньше присутствовала лишь одна дата - в реквизитах. Она же являлась и датой, когда документ был составлен (сформирован), и эту же дату указывали в журнале учета исходящих счетов-фактур, в качестве даты выставления (отправки покупателю). В дальнейшем могли возникнуть споры, действительно ли счет-фактура был выставлен (отправлен) получателю в пятидневный срок, правомочно ли дата из реквизита счета-фактуры была указана в журнале. Сейчас в нормативно-правовых актах (в Порядке выставления и получения счетов-фактур в электронном виде, разработанным Минфином) дается расшифровка, что датой выставления считается дата, которую зафиксировала независимая сторона – Оператор, при отправке счета-фактуры. Таким образом, в счет-фактуре в реквизитах указывается дата составления, и она не может быть указана в журнале в качестве даты выставления.

Счет-фактура не был получен в том налоговом периоде, за который он представлен к вычету. Определение момента возмещения НДС по счетам-фактурам, полученным с опозданием.
Официальная позиция Минфина – вычет нужно заявлять в том налоговом периоде, в котором фактически был получен счет-фактура (Письмо Минфина России от 23 июня 2004 г. № 03-03-11/107).

Чтобы доказать, когда данный счет-фактура был получен (особенно в споре на стыке периодов), организации приходилось хранить конверты, почтовые квитанции, вести журналы входящей корреспонденции.

При работе с электронными счетами-фактурами вводится понятие «дата получения» - дата, которую фиксирует независимый Оператор при передаче электронного счета-фактуры покупателю. Именно эта дата будет являться доказательством времени получения документа и эту дату необходимо указывать в журнале полученных счетов-фактур.

Экземпляры счета-фактуры, которые находятся у продавца и покупателя, имеют разные даты.
Чтобы у продавца и покупателя оставались документальные подтверждения сделки, формируется два экземпляра счета-фактуры. Оба в равной степени экземпляра обладают юридической силой. Копии этих документов юридической силы не имеют.

В бумажном виде составляется два экземпляра, оба распечатываются, подписываются и один остается у продавца, второй у покупателя. Часто в случае исправлений или ошибок в передаче в итоге экземпляры могут отличаться. Такие различные документы не могут служить доказательством сделки и поэтому налоговая у покупателя такой счет-фактуру к вычету не принимает.

В случае с электронными документами экземпляр один, но доступ к нему имеют оба участника документооборота. Поэтому различий быть технически не может: то, что отправил продавец, получает и покупатель.

Наличие подписей руководителя и главного бухгалтера в счете-фактуре необходимы.

Отсутствие подписей в счете-фактуре автоматически лишает организацию возможности вычета налога. Помимо самого факта наличия подписей, специалисты налоговых органов при проведении проверок проводят сверки подписей на экземплярах покупателя и поставщика.

Электронный счет-фактура имеет одну подпись – руководителя организации (или уполномоченного лица). В Диадоке отправка счета-фактуры без подписи невозможна, поэтому выставленный счет-фактура  всегда будет подписан.

Более того,  электронная подпись одного владельца абсолютно идентична на каждом документе. Поэтому претензий о несхожести подписей одного лица в разных документах  быть не может.

Исправление и дооформление счетов-фактур.
В постановлении Правительства Российской Федерации № 914 установлено, что счета-фактуры, заполненные частично с помощью компьютера, частично от руки, но соответствующие установленным нормам заполнения, могут регистрироваться в книге покупок. Сказанное означает, что дополнить счет-фактуру «от руки» не запрещено.

Такие неточности порождают споры между налогоплательщиком и налоговой. При работе с электронными документами, оригиналы которых существуют только в электронном виде и подписаны электронной подписью, возможность «дооформления» (дописать от руки, дозаполнить графы) вообще не существует. Такое однозначное решение не позволяет совершать сомнительные действия, которые могут расцениваться налоговой в качестве  нарушения.

Переход на электронные счета-фактуры позволит предупредить ошибки при заполнении документов. Электронные средства (системы для выставления и получения счетов-фактур в электронном виде), позволяют организации снизить риск возникновения ошибок. Так, в системе Диадок от компании СКБ Контур, планируется предусмотреть  при отправке документа проверку на правильность заполнения реквизитов (наличие обязательных данных, отсутствие ошибок и опечаток) и фактурной части.

Стоимость товаров (работ, услуг), налоговая ставка и сумма налога
Если ошибки в счете-фактуре не препятствуют определению стоимости товаров (работ, услуг), ставки и суммы налога, они не являются основанием для отказа в вычете. Но на практике таких ошибок просто нет. Любая ошибка в этих показателях препятствует вычету.

Выходит, что вычет организация  не получит, если, например, в счете-фактуре продавец ошибочно указал неправильную ставку при правильно исчисленном налоге. К примеру, по детской одежде указана ставка 18%, хотя сам НДС посчитан по правильной ставке (10%). Или если при применении расчетной ставки 18/118 была ошибочно указана ставка 18%.
Вероятность таких ошибок возрастает при составлении счета-фактуры вручную, без автоматического расчета.

При передаче электронных счетов-фактур  через систему Диадок проверка на правильность заполнения и расчета фактурной части документа будет осуществляться автоматически. Об ошибках отправитель будет уведомлен сразу при отправке документа.

Отсутствует ИНН или в нем допущены ошибки.
В обязательном порядке в счете-фактуре должны быть указаны ИНН налогоплательщика и покупателя (подп. 2 п. 5 ст. 169 НК РФ). При этом представленные для проверки счета-фактуры должны отвечать установленным требованиям, содержать достоверные сведения и подтверждать реальность совершенных операций.

Если в бумажный документе присутствует ошибка при указании ИНН, об этом можно узнать лишь после проверки покупателем (это в лучшем случае, так как в такой ситуации отправитель может внести правки) или налоговой (в результате – отказ в вычете).

В системе Диадок при отправке счета-фактуры с неверно указанным ИНН или вообще без ИНН сразу же появится сообщение об ошибке. В дальнейшем при отправке система будет сверять данные со справочником ЕГРЮЛ, проверять правильность указания реквизитов отправителя и получателя, адреса.

P.S. Спасибо Свистуновой Алене за редакцию текста.

Зачет НДС на стыке периодов

Мы знаем, что НДС, который продавец выставляет покупателю, покупатель может принять к вычету (то есть вернуть). Согласно ст. 176, если сумма НДС, которую покупатель уплатил продавцу, будет больше, чем сумма НДС, которую покупатель в качестве продавца выставил уже своим покупателям, то организация имеет право запросить у бюджета возместить эту разницу. Поэтому покупателю очень важно собирать счета-фактуры (накопить побольше НДС) и принимать их к вычету как можно быстрее, чтобы получить деньги раньше.

Чтобы применить вычеты по "входному" НДС, должны быть одновременно соблюдены четыре следующих условия:

• есть правильно оформленный счет-фактура поставщика (ст. 172);
• счет-фактура был выставлен не раньше даты отгрузки, выполнения работ или оказания услуг, и не позднее пяти дней (п.  3 статьи 168 НК РФ);
• товары (работы, услуги) или имущественные права были приняты на учет (ст. 172);
• товары (работы, услуги) приобретены для операций, облагаемых НДС (п. 2 ст. 171)

В случае с электронными счетами-фактурами условий принятия к вычету становится больше (порядок по СФ): счет-фактура считается выставленным (полученным), когда будут подписан весь комплект системных извещений.

Бумажные счета-фактуры

Таким образом, для обмена счетами-фактурами только в бумажном виде, достаточно выполнять первые 4 правила. В идеальной ситуации, если счет-фактура выписан датой отгрузки, и покупатель получил его в тот же день вместе с накладной, то проблем с зачетом "входного" НДС нет никаких.
 

Бухгалтер сделает в учете следующие проводки:

1. Отражает в бухгалтерской системе стоимость полученных ценностей (выполненных работ, оказанных услуг);
2. Учитывает НДС, исходя из стоимости полученных ценностей (выполненных работ, оказанных услуг);
3. Засчитывает НДС по приобретенным ценностям (работам, услугам), исходя из данных полученных в счете-фактуре.

Поэтому бухгалтеру очень важно иметь на руках счет-фактуру от контрагента, чтобы засчитать НДС и принять его в дальнейшем к вычету.

Если дата выставления счета-фактуры и дата его получения покупателем  попадает в тот же налоговый период, в котором произошла отгрузка, то дату проводки №3 (зачет НДС) бухгалтер делает другим числом, и право вычета НДС у покупателя сохраняется в данном налоговом периоде.

Но что делать, если дата отгрузки, дата выставления счета-фактуры и дата его получения покупателем  происходят в разных налоговых периодах? Когда принимать НДС?

Пример 1

ЗАО "Покупатель" купил  у  ООО "Поставщик" товары. Налоговый период по НДС для "Покупателя" - месяц. "Покупатель" получил товары 31 августа. "Продавец" выписал счет-фактуру и передал его "Покупателю" через пять дней - 4 сентября.

Бухгалтер фирмы - покупателя сделает в такие проводки:
31 августа

1. отражена стоимость полученных товаров;
2. учтен НДС по полученным товарам;

4 сентября:

1. зачтен НДС по приобретенным товарам.

Согласно условию п. 1 ст. 172 «Налоговые вычеты, производятся на основании счетов-фактур» право на налоговый вычет "Покупатель" получит не в августе, а месяцем позже, т.к. основание, то есть счет-фактура, был выставлен в следующем налоговом периоде. Сумма налогового вычета попадет в декларацию за сентябрь.

Пример 2

"Покупатель" получил товары 31 августа. "Продавец" выписал счет-фактуру 31 августа, но покупатель получил счет-фактуру только 15 сентября. Как действовать в такой ситуации?

Здесь можно сослаться на правила ст. 81 НК РФ: покупатель вправе внести необходимые изменения и дополнения в декларацию, то есть внести в уточненную декларацию «опоздавший» счет-фактуру. Вычет по этому счету-фактуре отражают задним числом (ст. 54 НК РФ), то есть в текущем налоговом периоде НДС не учитывается. Но следует учесть, что положения статей  54 и 81 НК РФ касаются именно "ошибок и искажений" в декларации по уже полученным счетам-фактурам.

Возникает еще одна проблема: необходимость внесения исправления в книгу покупок. Согласно правилам ведения книги покупок (Постановление Правительства от 02.12.2000 № 914) нужно регистрировать счета-фактуры в порядке возникновения права на вычеты. В случае с исправленными счетами фактурами используют дополнительные листы, в которых отражают изменения. Но в данном случае счет-фактура не был зарегистрирован, и дополнительные листы книги покупок здесь применять нельзя. Ведь в этих листах показывают только те счета-фактуры, которые раньше были зарегистрированы ошибочно и должны быть аннулированы (абз.2 п.7 постановления № 914 правил ведения книг покупок и продаж). Или  же если покупатель сам забыл внести полученный счет-фактуру, если можно доказать, что он получил его в этом же периоде (Письмо ФНС РФ от 06.09.2006 № ММ-6-03/896@ "О порядке внесения изменений в книгу покупок и книгу продаж").

По мнению МинФина, покупатель предъявляет к вычету сумму НДС по "опоздавшему" счету-фактуре в том налоговом периоде, в котором этот счет-фактура фактически получен (Письмо Минфина России от 23 июня 2004 г. № 03-03-11/107). Получается, что и проводку по зачету НДС и запись в книге покупок нужно сделать в день получения счета-фактуры.

В любом случае, счет-фактура, который относится к прошлому периоду, приносит покупателю проблемы: не только когда он попробует учесть его в прошлом периоде и подать уточненную декларацию, но даже тогда, когда он примет к вычету в текущем периоде за прошлый период. Чтобы избежать споров с налоговыми органами по поводу вычета в текущем месяце "входного" налога, который относится к прошлым периодам, делают следующее:

• ведут журнал регистрации входящей документации;
• регистрируют все "опоздавшие" счета-фактуры в этом журнале;
• правила регистрации документов закрепляют в учетной политике или в приказе.
• хранят почтовые бумаги, например, конверты, чтобы подтвердить дату получения документов

Данной позиции, что в налоговом законодательстве нет запрета принимать к вычету НДС по счетам –фактурам, которые были выставлены в прошлых налоговых периодах, придерживаются и высшие арбитражные суды (ВАС РФ от 08.08.2008 № 9726/08 по делу № А40-20237/07-20-106).

Правда, существует противоположная точка зрения, которую разделяют некоторые федеральные арбитражные суды. Так, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 15.01.2009 № А26-2909/2008 судьи указали, суммы налоговых вычетов подлежат отражению в том налоговом периоде, в котором отражено принятие товара на учет, а не с датой получения счета-фактуры, согласно ст. 171 и 172 НК.

Электронные счета-фактуры

В случае с электронными счетами фактурами некоторые проблемы, например, долгое время доставки от контрагента или хранение конвертов, исчезают. В системе Диадок счет-фактура может быть получен очень быстро, все зависит от того, как часто покупатель проверяет свой ящик и подписывает системные уведомления (Порядок обмена ЭСФ, утвержден Приказом Минфина №50-н от 25.04.2011). Таким образом, можно забыть про ситуацию с «опоздавшими» счетами-фактурами, только если они не были доставлены ночью в последний день периода (не стоит забывать, что ЭСФ считается полученным, когда покупатель подписывает соответствующее извещение).

Другое дело, что для того, чтобы принять счет фактуру, согласно порядка, покупателю придется совершать дополнительные действия. Если раньше он просто расписывался в бланке курьера, или распечатывал конверт, то теперь ему придется ставить ЭЦП сразу в нескольких системных уведомлениях, следить за тем, чтобы уведомления приходили и были подписаны в срок.

Время получения счетов-фактур фиксируется с помощью оператора, поэтому без каких-либо дополнительных журналов можно доказать дату и время получения.

Исправление счетов-фактур

Что делать со счетами фактурами за прошлый период, в которых были обнаружены ошибки?

В налоговом кодексе в ст. 81 в абзаце 1 говорится о том, что в  случае обнаружения ошибок, занижающих сумму налога, налогоплательщик обязан (и лишь вправе, в случае обнаружения ошибок, завышающих сумму налога), внести исправления в декларацию. Так же необходимо внести исправления в книгу покупок.

Порядок действий для бухгалтера, обнаружившего ошибку в счет-фактуре прошлого периода описан в Письме ФНС РФ от 06.09.2006 № ММ-6-03/896@ "О порядке внесения изменений в книгу покупок и книгу продаж":

1. при обнаружении ошибок бухгалтеру нужно направить счет-фактуру с «ошибками» поставщику, чтобы он внес в него исправления. Причем любые поправки в счете должны быть заверены подписями должностных лиц фирмы-поставщика и ее печатью. Кроме того, в нем должна быть указана дата внесения исправлений;
2. бухгалтер должен изменить данные книги покупок за тот налоговый период, когда был зарегистрирован «неправильный» счет (аннулировать все данные по нему). Для этого заполняют дополнительный лист к книге покупок;
3. получить от поставщика исправленный документ и зарегистрировать его в книге покупок в том налоговом периоде, которым датируются исправления;
4. сдать исправленную декларацию по НДС за тот налоговый период, когда налог по «неправильному» счету был принят к вычету. В ней нужно указать уменьшенную сумму НДС, которую фирма возмещает из бюджета.

Порядок заполнения дополнительного листа книги покупок, предусмотренный Правилами, подразумевает только один способ внесения изменений в книгу покупок - аннулирование счета-фактуры и уменьшение суммы вычетов за тот налоговый период, в котором этот счет-фактура был зарегистрирован в книге покупок. Таким образом, фактически в Правилах закреплена позиция Минфина России и ФНС России, о том, что вычет НДС по исправленному счету-фактуре может быть заявлен только в том налоговом периоде, когда внесены соответствующие исправления (Письмо Минфина России от 21.03.2006 N 03-04-09/05). Порядок подачи уточненной налоговой декларации описан в ст. 81 НК РФ.

Исправление электронных счетов-фактур

На данный момент порядок исправления ЭСФ не установлен. Так же нет никакой практики, поэтому говорить о том, как происходит исправление счетов-фактур не возможно.

На данный момент известен порядок передачи счетов фактур в электронном виде и запроса исправить обнаруженных ошибок.

При получении ЭСФ и при обнаружении ошибки покупатель направляет уведомление об уточнении продавцу. При этом уведомлению присваивается номер, который затем будет присвоен исправленному счету фактуре, чтобы можно было идентифицировать исправленную версию.

А вот как сложится право, когда и как учитывать исправленную ЭСФ пока не известно. Будем ждать исправлений в Постановление Правительства №914.