Электронный документ - что это сейчас?

В который раз сталкиваюсь с тем, что некоторые нормативные акты уже сильно устарели. При этом они призваны регулировать современные вещи.

Возьмем один из насущных вопросов: что такое "электронный документ " (ЭД) и что придает ему юридическую силу? Мы так часто оперируем этим термином везде его используем. А что на него есть в законодательстве?

Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно - вычислительной машиной (ГОСТ Р 51141—98).

 

Документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники (ГОСТ 7.83-2001).

 электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (№149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации");

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме (№1-ФЗ об "ЭЦП", срок действия до 01.07.2012).

Изначально возникло понятие «Документ» (информация, зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ГОСТ Р 51141—98)) и в сознании людей документ - все-таки это бумажка. К нему в зависимости от среды и типа применимы различные требования (ФЗ, Кодексы, внутренние ОРП, ГОСТы). Весь этот многочисленный набор определяет юридическую силу документа. Тут все довольно понятно и уже привычно.

Дальше появляется «ЭД». По сути это тот же документ, но изначально, рамки его понимания были шире. Если смотреть историю определения, можно выделить, что изначально под ЭД понимается «машиночитаемый документ» (в ГОСТах фигурируют определения именно этого термина), далее «Компьютерный файл». То есть документ, приспособленный обрабатываться ЭВМ. 

А вот согласно законодательству юридическую силу придает ему выполнение требований, как для бумажного документа, так и специальные, прописанные исключительно для ЭД (ГК РФ, НК РФ, порядки и т.п.). В ГОСТе 6-10-4 четко определены требования к реквизитам ЭД именно как к файлу: выделяется "содержимое" (то, что мы относим к бумажному документу: реквизиты документа и сторон, содержание) и прочее, что относится к "файлу" - автор создания файла, дата создания фала.

Но сейчас, постоянно говоря об электронных счетах фактурах, электронных декларациях, электронной отчетности и т.п., мы же уже не подразумеваем "файл". Мы переносим сущность "документ" из бумажного состояния в мир виртуальный. И никакой это не "компьютерный файл". Это та же информация, но представлена иначе. Поэтому два последних определения можно считать близкими к истине. Да и то №1-ФЗ скоро утратит силу, а он ближе всего.

Но все требования непосредственно к ЭД (ГОСТ 6-10-4) устарели. Отсюда непонимание и путаница.

Правительство делает попытки изменить такое понимание (читала тут на днях попытку разработать законопрект ФЗ «О юридической значимости электронных документов»). Выделить понятие ЭД, «удостоверяющие реквизиты» (заверяющие и регистрирующие) и тп. Но пока, это все выглядит попыткой собрать все, что есть во всех законах в одно место. В общем не получается, очень сыро и жалко. 

Это конечно дело времени, но нам нужно закрепить текущее понимание ЭД и что придает ему юр. силу уже сейчас. И чем проще все это будет, тем понятнее и легче будет внедрять ЭДО.

Корректировочный СФ. Что поправки в НК РФ нам готовят

Прочитав проект ФЗ, который вносит поправки в 21 главу НК РФ, пришла к следующим выводам. Сразу скажу, что 21 глава довольно большая, поэтому я расскажу изменения, которые будут нам наиболее интересны и существенны, касаемые счетов-фактур.

Уже ни для кого не секрет, что электронные счета-фактуры уже реальность. Понятно, что исправление электронных документов теми правилами, которые узаконены в нормативных документах не возможно. Поэтому для СФ был введен так называемый корректировочный СФ. Это версия исходного документа, отличающаяся от него тем, что имеет еще одни реквизиты (номер и дату корректировки) и указанные ошибки исправлены. Что же несет с собой этот корректировочный СФ. Пользы от него будет куда больше, чем исправление ошибок.

1.      Проект изменений в Налоговый кодексе прописывает право продавцу, на основании корректирующего СФ, где суммы по товарам уменьшены, получать вычеты. Сценарий примерно такой: продавец выставил СФ и перечислил на счет 68 (в бюджет РФ) соответствующую сумму по НДС. Покупатель часть товара не принял и продавец формирует корректирующий СФ на меньшую сумму. Получается, что продавец уплатил налога больше, чем реально у него произошла отгрузка. На основании корректирующего СФ он имеет право на вычет той разницы, между исходным НДС и НДС по корректирующей СФ.

2.       Правда есть существенное условие того, что продавец может получать вычет по уменьшающим корректирующим СФ. Должен быть некий факт (наличие пункта в договоре, соглашения, первичного документа), подтверждающий согласие покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров. Без этого факта, к вычету СФ у продавца не примут. Тут чтобы понять как это работает необходима практика и разъяснения правящих органов.

3.       При увеличении стоимости отгруженных товаров в сторону увеличения, разницу в стоимости может запросить к вычету покупатель. То есть он имеет право попросить добавки к своему вычету.

4.       Перечислен состав показателей корректирующего СФ. Фактурная часть корректирующего СФ будет значительно отличаться: предполагается, что там будут графы, предназначенные для отражения количества, цены, сумм в виде: до и после внесения изменений, а так же доп. графа разницы между показателями СФ (что это значит и как это будет выглядеть пока не известно, будем ждать изменений в Постановление 914, где описывается состав показателей СФ и его печатная форма). Если корректировка сделана в сторону уменьшения показателей, то разница указывается со знаком минус. Таким образом в СФ можно указывать отрицательные значения. Ура, конечно, но форма заполнения корр. СФ кажется уж больно загруженной.

Как видно, все больше правительство выделяет корректирующий СФ в качестве самостоятельного документа, со своей формой, правилами и правами. То есть в бухгалтерском документооборте теперь есть еще один документ.

Только остается не ясным, что делать, если продавец поставил товар, который покупатель полностью не принял. Что же, ему нужно формировать пустую корректирующую СФ?

Нет ясности по поводу того, когда продавец вынужден делать корректировку на уже скорректированный СФ.

Мы еще больше ждем изменений в Постановление 914 о правилах ведения журналов и книг учета СФ. Там будет таки описана новая форма корр. СФ, и будут правила учета такого СФ.

Данный проект уже направлен на подпись президенту, назад дороги нет. Чувствуется, что все меняется, но уж больно медленно и с какими то запинками.

e-invoicingis happening… today

Ролик “e-invoicingis happening… today” от Тието*.

Довольно наглядно изображены преимущества работы с электронными счетами-фактурами. Прмечательно, что Диадок мыслит также и такую же информацию пытается донести до клиентов. Видения сходятся, значит верной дорогой идем :).

*Tieto – ведущая ИТ-сервисная компания в Северной Европе, предоставляющая услуги в области информационных технологий и разработки ИТ продуктов.

Новая форма товарной накладной. Что изменится. ТН в электронном виде

С 25 июля при перевозке грузов будет использоваться новая форма учетной документации − транспортная накладная. Новая форма транспортной накладной утверждена постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272 «Об утверждении правил перевозок грузов автомобильным транспортом». Тем же документом установлены новые правила перевозок. С 25 июля 2011 года новая ТН и новые Правила за исключением отдельных пунктов вступают в силу. Какие изменения повлек за собой данный документ? Можно ли передавать ТТН в электронном виде через Диадок?

Согласно Инструкция Минфина СССР N 156 от 30.11.1983 "О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом" перевозка грузов автомобильным транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях осуществляется только при наличии оформленной товарно-транспортной накладной утвержденной формы N 1-т. ТТН предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей (ТМЦ), для расчетов за перевозку ТМЦ и учета выполненной транспортной работы. В некоторых случаях ТТН является договором перевозки груза между перевозчиком и грузоотправителем. 

С 25 июля при перевозке грузов будет использоваться новая форма учетной документации − транспортная накладная (см. во вложении). Из печатной формы была исключена табличная часть, которая ранее применялась для списания ТМЦ. Теперь транспортная накладная подтверждает только заключение договора перевозки груза. Поэтому без ТОРГ 12 уже не получится передавать груз получателю.

Ввиду возложенной на ТН функции изменился и порядок ее выставления. Ранее ТТН составлялась на каждую ездку для каждого грузополучателя. Сейчас ТН должна составляться еще и для каждой машины, если груз размещен в нескольких машинах. Теперь ТН составляется грузоотправителем в трех экземплярах (грузоотправителю, грузополучателю, перевозчику). Ранее ТТН составлялась в минимум 4х экземплярах (четвертый передавался плательщику – заказчику автотранспорта).

Но вот исправления все еще делаются прямо в документе и заверяются подписями и печатями как грузоотправителя так и перевозчика.

Пока новая форма ТН не включена в альбом унифицированных форм, что противоречит  положению по ведению бух. учета (п.13: «Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации»). Будем ждать разъяснения МинФина.

Данные изменения не влекут за собой порядок работы с таким документом в Диадоке. Т.к. это первичный документ, то и выставляться и передаваться он может в электронном виде с электронной подписью.

Но без бумаги все же не обойтись.Так, существует ряд нормативных актов, которые обязывают водителей иметь при себе оригинал бумажного документа при перевозке груза:

·         Постановление Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090 (ред. от 10.05.2010) "О Правилах дорожного движения" (вместе с "Основными положениями по допуску транспортных средств к эксплуатации и обязанности должностных лиц по обеспечению безопасности дорожного движения"): «2.1. Водитель механического транспортного средства обязан: 2.1.1. Иметь при себе и по требованию сотрудников милиции передавать им, для проверки: … в установленных случаях путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз» (таким документом является ТН).

·          В соответствии с п. 2 Инструкции Министерства финансов СССР от 30.11.1983г. №156 «О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом» перевозка грузов автомобильным транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях осуществляется только при наличии надлежаще оформленной товарно-транспортной накладной.

Так же ТН требует несколько подписей: грузоотправителя, перевозчика (водителя), грузополучателя (приемщика ТМЦ на складке покупателя).

Таким образом, клиент может использовать Диадок для передачи электронной ТН (хотя если она все больше направлена на оформление договорных отношений с перевозчиком, то зачем?), но так же ему придется передавать бумажную ТН перевозчику (водителю).