Отчет сообщества AIIM о войне с бумагой

На днях попалась на глаза очень интересная работа AIIM сообщества. Это некоммерческая международная организация, которая предоставляет образовательные программы, исследования и передовые практики, чтобы помочь организациям индексировать, контролировать и оптимизировать свои информационные ресурсы.

Они провели довольно интересное исследование аж 562 членов ассоциации с мая по июнь 2013 года. Сам отчет можно скачать у них на сайте, бесплатно.Правда его название, на мой взягл, не совсем отражает то что содержит отчет. ну да ладно, зато есть интересные моменты.

Можно перечислить следующие выводы этого исследования:

• 74% респондентов имеют какие-то программы по оптимизации своего документооборота, однако только 24% настроены решительно.

• Не смотря на это почти половина опрошенных хоть как-то продвинулись по пути безбумажья (продвижение не большое, всего 5%). А вот 18% опрошенных даже не начинали переход. Организации в основном переводят только часть процессов в электронный вид. При этом среди тех, у кого еще не заработал ЭДО (или не начинали переход) есть как мелкие компании, так и средние и даже очень крупные. Авторы исследования отмечают, что часто компании, которые переводят небольшое количество процессов  в электронный вид испытывают далеко не выгоду от этого.

• Самыми популярными процессами, которые переводят в электронный вид можно выделить: управление кадрами, кредиторская задолженность, переписка с контрагентами. Также успешно переводят  в электронный вид управление закупками и заключение договоров.

• Да, большинство (41%) отмечает, что количество бумаги в их процессах уменьшается. А вот 19% респондентов отметили рост бумажных документов.


• В среднем, респонденты чувствуют, что избавление от бумаги повышает продуктивность персонала на 30%. Более опытные безбумажники указывают аж на 35%.


• Избавление от бумаги увеличивает скорость реакции контрагентов в 4 раза. Опять же опытные называют цифру в 4,6 раза..


• Две трети респондентов считают, что окупаемость перехода на ЭДО составляет 18 месяцев. Половина говорит о финансовом годе.

• Респонденты заявили, что лучше сделать так, чтобы документ удовлетворил контролирующий орган, чем ускорять ответ от контрагентов и оптимизировать бизнес-процессы. Но и от возможности отслеживать статус и обработку документа тоже оценили как полезную. Ну это везде так, ведь основная причина для чего составляют документы - показать их третьим лицам, чтобы доказать свое право. Поэтому всех респондентов заботить его легальность и применимость в качестве письменных доказательств.

• Сотрудники юр. служб  и даже бухгалтерия больше всего озабочены тем, что на электронном документе нет собственноручной подписи. Они также не доверяют легальности электронного документа. Не смотря на это 37% юристов все же поддерживают ЭДО (26% нет). А руководство почти всегда выступает за.

На графике ниже перечислены "страхи", связанные с электронным документом:

• С документами в электронном виде (а точнее с их копиями в электронном виде) работают 31% опрошенных. А вот 26% работают только с бумагой и сканируют перед тем как передать документ в архив. Причем такая работа не зависит от размера бизнеса.


• Почти треть организаций работает с электронными сканами, PDF-ками и необращается к  бумажным оригиналам. А вот 20% опрошенных электронные документы распечатывает, 13% из них после работы загружает обратно в систему захвата. Под системой захвата я понимаю систему, куда скан подгружается и где заводится информация о документе, причем уровни развития таких систем тоже разные. Есть системы с распознаванием, а есть системы куда вводят данные вручную. Исторически сложилось так, по словам авторов исследования, такие системы способны работать только с бумажным документом (загрузка скана, распознавание или заведение меты). Но современная тенденция сводится к тому, что все больше и больше появляется именно электронных документов. А такие системы работать с ними не умеют. Вот и приходится бедным пользователям, получившим такие документы, распечатывать и загружать их в систему захвата. Проблема таких организаций заключается именно в том, что такая система стоит для всех процессов, для каждого применяется один и тот же шаблон. Заменить ее дорого и долго. Вот если бы вокруг такой системы были различные приложения, для разных процессов - было бы лучше. Авторы даже позволили себе представить идеальную систему, когда формы могли автоматически загружаться и обрабатываться, практически без участия человека. Так только у 6% респондентов загрузка идет в автоматическом режиме (90% обрабатываемых документов загружается без участия человека).

• 15% организаций используют различные устройства для сканирования и захвата документов. 9% из них предпочитают чтобы это делали их сотрудники. 22% хотели бы делать  также.


• Организации уже имеют возможности сканировать документы, теперь есть потребность работать со сканами оптимальнее: в ближайший год организации планируют увеличение расходов на средства распознавания и управление процессов. 

Таким образом, причины, по которым переход на ЭДО тормозиться (на основе данных иследования) по моему мнению следующее:

• Сомнения в легальности электронного документа и возможности его представлять в качестве письменных доказательств.
• Нет понимания как определять выгоду. Начав переход, зачастую выгода либо долго не приходит, либо вообще увеличиваются расходы.
• Еще одна сложность перехода на ЭДО - внедрение этого самого ЭДО в организацию. Любое изменение влечет за собой еще одно изменение, необходимо начинать процесс реорганизации, интеграции. Чтобы оптимизировать процесс необходимо понимать как работает сейчас этот процесс и у многих  с этим сложности.

В целом ответ почему так труден переход на ЭДО можно разглядеть в графике ниже. Респондентов спросили, с какими сложностями пришлось столкнуться при внедрении, и получили следующие ответы: