В Диадоке начинают работать физ. лица. Challenge accepted!

Сегодня к Диадоку подключилось первое ФЛ, которое будет получать и подписывать документы своей квалифицированной ЭП.

Работа ФЛ в Диадоке ничем не отличается от ИП. В качестве регистрационных данных мы используем ФИО и ИНН и сертификат КЭП, который был получен в нашем удостоверяющем центре на ФЛ.

Меня радует, что Диадок обладает такими гибкими возможностями, что может подключать столь разнообразных клиентов: от гигантских холдингов, до маленьких ФЛ.

Первый ФЛ - это некий вызов нашему интерфейсу и функциональности, поскольку до сих пор мы ориентировались только на крупных и больших клиентов. Посмотрим на сколько удобно будет работать маленькому ФЛ.

Единственная особенность, с которой мы пока вынуждены мириться при работе ФЛ в Диадоке - это обмен только неформализованными документами.
А причина кроется довольно глубоко.

Все мы уже прекрасно знаем, что при подключении к Оператору, если речь идет об обмене счетами-фактурами и формализованными первичными документами необходимо передать оператору заявление участника ЭДО Оператору, а оператор в ответ передаст идентификатор участника. Также оператор на основании данных из этого заявления сформирует формализованное сообщение участника, вложит туда еще и идентификатор и направит все это в налоговый орган.
особенность такого сообщения в том, что оно может быть составлено либо на ЮЛ либо на ИП, в последнем случае обязательно нужно указать реквизиты свидетельства о постановке в ЕГРИП.

Как вы понимаете у обычного ФЛ такого свидетельства нет. А значит для него невозможно составить сообщение и передать в налоговый орган.

Идентификаторы участника обязательно включаются в файл первичного документа. Без них в ДД формализованный документ не может быть передан контрагенту.

Мы как оператор конечно можем сформировать идентификатор ФЛ, и он будет вставлен в файл первичного документа. Но к сожалению тогда такой документ не может быть представлен в налоговый орган по ТКС.
Как вы помните, в налоговом органе при проверке истребованного документа идет сверка с базой участников, и если такого участника в базе нет, то и документ не допускается к камеральной проверке.
Если быть более точной, то все же представить можно, но в виде скана. Это в свою очередь ведет к дополнительным действиям с документом - перевести его в графический формат.

Поэтому контрагенту ФЛ придется решать: или же он обменивается неформализованными документами с ФЛ, или же он обменивается формализованными (мы присваиваем ФЛ идентификатор), но тогда ему придется уметь отличать такие первичные документы и если есть желание представить по ТКС, то только в виде скана.

Эту особенность мы уже донесли до ФНС, и надеемся, что в скором времени все разрешиться.

Отчет сообщества AIIM о войне с бумагой

На днях попалась на глаза очень интересная работа AIIM сообщества. Это некоммерческая международная организация, которая предоставляет образовательные программы, исследования и передовые практики, чтобы помочь организациям индексировать, контролировать и оптимизировать свои информационные ресурсы.

Они провели довольно интересное исследование аж 562 членов ассоциации с мая по июнь 2013 года. Сам отчет можно скачать у них на сайте, бесплатно.Правда его название, на мой взягл, не совсем отражает то что содержит отчет. ну да ладно, зато есть интересные моменты.

Можно перечислить следующие выводы этого исследования:

• 74% респондентов имеют какие-то программы по оптимизации своего документооборота, однако только 24% настроены решительно.

• Не смотря на это почти половина опрошенных хоть как-то продвинулись по пути безбумажья (продвижение не большое, всего 5%). А вот 18% опрошенных даже не начинали переход. Организации в основном переводят только часть процессов в электронный вид. При этом среди тех, у кого еще не заработал ЭДО (или не начинали переход) есть как мелкие компании, так и средние и даже очень крупные. Авторы исследования отмечают, что часто компании, которые переводят небольшое количество процессов  в электронный вид испытывают далеко не выгоду от этого.

• Самыми популярными процессами, которые переводят в электронный вид можно выделить: управление кадрами, кредиторская задолженность, переписка с контрагентами. Также успешно переводят  в электронный вид управление закупками и заключение договоров.

• Да, большинство (41%) отмечает, что количество бумаги в их процессах уменьшается. А вот 19% респондентов отметили рост бумажных документов.


• В среднем, респонденты чувствуют, что избавление от бумаги повышает продуктивность персонала на 30%. Более опытные безбумажники указывают аж на 35%.


• Избавление от бумаги увеличивает скорость реакции контрагентов в 4 раза. Опять же опытные называют цифру в 4,6 раза..


• Две трети респондентов считают, что окупаемость перехода на ЭДО составляет 18 месяцев. Половина говорит о финансовом годе.

• Респонденты заявили, что лучше сделать так, чтобы документ удовлетворил контролирующий орган, чем ускорять ответ от контрагентов и оптимизировать бизнес-процессы. Но и от возможности отслеживать статус и обработку документа тоже оценили как полезную. Ну это везде так, ведь основная причина для чего составляют документы - показать их третьим лицам, чтобы доказать свое право. Поэтому всех респондентов заботить его легальность и применимость в качестве письменных доказательств.

• Сотрудники юр. служб  и даже бухгалтерия больше всего озабочены тем, что на электронном документе нет собственноручной подписи. Они также не доверяют легальности электронного документа. Не смотря на это 37% юристов все же поддерживают ЭДО (26% нет). А руководство почти всегда выступает за.

На графике ниже перечислены "страхи", связанные с электронным документом:

• С документами в электронном виде (а точнее с их копиями в электронном виде) работают 31% опрошенных. А вот 26% работают только с бумагой и сканируют перед тем как передать документ в архив. Причем такая работа не зависит от размера бизнеса.


• Почти треть организаций работает с электронными сканами, PDF-ками и необращается к  бумажным оригиналам. А вот 20% опрошенных электронные документы распечатывает, 13% из них после работы загружает обратно в систему захвата. Под системой захвата я понимаю систему, куда скан подгружается и где заводится информация о документе, причем уровни развития таких систем тоже разные. Есть системы с распознаванием, а есть системы куда вводят данные вручную. Исторически сложилось так, по словам авторов исследования, такие системы способны работать только с бумажным документом (загрузка скана, распознавание или заведение меты). Но современная тенденция сводится к тому, что все больше и больше появляется именно электронных документов. А такие системы работать с ними не умеют. Вот и приходится бедным пользователям, получившим такие документы, распечатывать и загружать их в систему захвата. Проблема таких организаций заключается именно в том, что такая система стоит для всех процессов, для каждого применяется один и тот же шаблон. Заменить ее дорого и долго. Вот если бы вокруг такой системы были различные приложения, для разных процессов - было бы лучше. Авторы даже позволили себе представить идеальную систему, когда формы могли автоматически загружаться и обрабатываться, практически без участия человека. Так только у 6% респондентов загрузка идет в автоматическом режиме (90% обрабатываемых документов загружается без участия человека).

• 15% организаций используют различные устройства для сканирования и захвата документов. 9% из них предпочитают чтобы это делали их сотрудники. 22% хотели бы делать  также.


• Организации уже имеют возможности сканировать документы, теперь есть потребность работать со сканами оптимальнее: в ближайший год организации планируют увеличение расходов на средства распознавания и управление процессов. 

Таким образом, причины, по которым переход на ЭДО тормозиться (на основе данных иследования) по моему мнению следующее:

• Сомнения в легальности электронного документа и возможности его представлять в качестве письменных доказательств.
• Нет понимания как определять выгоду. Начав переход, зачастую выгода либо долго не приходит, либо вообще увеличиваются расходы.
• Еще одна сложность перехода на ЭДО - внедрение этого самого ЭДО в организацию. Любое изменение влечет за собой еще одно изменение, необходимо начинать процесс реорганизации, интеграции. Чтобы оптимизировать процесс необходимо понимать как работает сейчас этот процесс и у многих  с этим сложности.

В целом ответ почему так труден переход на ЭДО можно разглядеть в графике ниже. Респондентов спросили, с какими сложностями пришлось столкнуться при внедрении, и получили следующие ответы:

Извещения о получении ЭСФ нужны, но не для учета

Порядок выставления и получения ЭСФ  утвержден приказом Минфина 50Н и никаких изменений в него не вносились. 

Ст. 169 НК РФ говорит, что ЭСФ должны быть выставлены по формату и порядку. В порядке извещение все еще есть и оно необходимо для признания ЭСФ юр. значимым.

Изменения, о которых говорит Постановление  Правительства РФ от 28.05.2013 N 446,  касаются порядка регистрации ЭСФ в ЖУРНАЛЕ учета СФ, тк внесло изменения именно в постановление 1137.

Напомню, что раньше, чтобы зарегистрировать СФ в журнале нужно было обязательно иметь извещение о получении СФ. То есть в каком периоде было получено извещение, за тот и регистрируем ЭСФ. И если извещение пришло поздно, то книга с журналом расходятся. 

Теперь же можно просто регистрировать только имея на руках подтверждения оператора с датой выставления (для продавца) и получения (для покупателя) СФ, не дожидаясь извещений о получении ЭСФ.

То есть можно сразу регистрировать в журнале имея только подтверждения оператора, но вот извещение для придания документа юр. значимости все таки должно быть. 

Пардокс, заключается в том, что учесть можно ЭСФ, документооборот по которому не завершен. Но завершить его нужно. Когда – другой вопрос.

upd. Кстати буквально только что один из клиентов рассказала в чем плюс отсутствия извещений. Раньше в их учетных системах работали так: пришел СФ, зарегистировали в журнале и сразу в книге. Когда стали работать с ЭСФ и было правило с извещениями, нужно было делать настройки, ждать извещений... Теперь же все снова стало просто, ничего менять не надо, как работало так и работает.

А в случае если извещений все нет и нет, в книге такие ЭСФ можно просто аннулировать (сделать запись со знаком минус) как ошибочный.

Спасибо большое закомментарий.

Сводный КСФ в электронном виде составлять нельзя

С 1 июля 2013 года, можно выставлять единый корректировочный счет-фактуру (КСФ) на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, указанных в двух и более счетах-фактурах, составленных  налогоплательщиком ранее. Федеральный закон от 5 апреля 2013 г. № 39-ФЗ внес изменения в статью 169 НК РФ.

Таким образом, если в течении например месяца были совершены отгрузки, которые требуют корректировки, можно не составлять по каждой КСФ, а сделать один для всех. При этом в нем нужно будет указать номера и даты составления всех исходных счетов-фактур. Сделать это можно будет либо добавив несколько строк 1б (тогда это будут доп. реквизиты, добавление которых разрешено), или же указать реквизиты всех счетов-фактур в одной строке 1б через запятую

Все это хорошо и понятно при составлении документа на бумаге.
Выставлять сводный КСФ в электронном виде виде не получится. Счет-фактура (как и КСФ) может быть составлен в электронном виде, но только по утвержденному формату и порядку 9ст. 169 НК РФ).

Согласно формату КСФ поле номер СФ и дата составления СФ обязательны, и поля существуют в единственном экземпляре. Но если в поле для номера СФ, по которому составлен КСФ, еще можно вписать несколько номеров (там 256 символов ограничение), то в поле дата можно указать только одну дату. 

Таким образом в электронном КСФ нет возможности указать множество "первичных" СФ, на основе которой формировался КСФ.

Нужно изменять и формат технологического документа порядка обмена ЭСФ - извещения о получении. Напомню, что по формату в этом извещении указывается номер и дата КСФ, а так же номер и дата ЭСФ, на основании которого составляется КСФ (то есть в технологическом документе указываются реквизиты КСФ). Там точно такие же существуют ограничения, что я описала выше. 

Поэтому чтобы можно было выставить сводный КСФ необходимо исправить форматы, а значит внести исправления нужно аж в 2 нормативных акта: Приказ ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@ по форматам техн. документов, и в приказ ФНС России от 05.03.2012 N ММВ-7-6/138@ по формату КСФ. 

Представление по ТКС: ответы на частые сложные вопросы.

С недавнего времени у организаций появилось право и техническая возможность направлять документы (счета-фактуры, первичку) в электронном виде в налоговую инспекцию.
Но особо скрупулезные люди (и мне очень нравятся такие), вчитавшись в нормативку, задают интересные вопросы.

Хочу озвучить их и порассуждать.

1. В ст. 93 НК РФ сказано, что документы по ТКС направляются в утвержденных ФНС форматах. В то же время налоговая позволяет представлять скан-копии бумажных документов. Нет ли тут нарушения законодательства?

Да, согласно 93 статье направить в инспекцию можно только формализованные документы. Под формализованными мы понимаем документы, для которых ФНС разработала единый формат (это утвержденный и обязательный формат для СФ, журнала и книг, и рекомендованный формат для накладных и актов).

И налоговая служба преследует одну цель: автоматизировать процесс представления документов, снизить свои затраты на обработку полученных документов. Именно поэтому и был разработан формат описи  (где и было описано, что налоговая принимает не только xml-файлы, но и сканы бумажных документов).

И весь процесс представления выглядит следующим образом: в налоговую налогоплательщик представляет единственный документ - опись, формат которой утвержден. А все истребованные документы идут как вложения  к этой описи. В результате ничего не нарушено. И овцы сыты и волки целы.

2. Давно у многих организаций уже сложилась практика представлять документы в электронном виде. Делают это они по договоренности с инспектором и направляют вместе с письмами. по эл. почте. Можно ли будет и дальше так пересылать документы?

Хоть право представлять документы по ТКС появилось давно (аж с 2010 года), но технически это стало возможно только в конце 2012 года. Представление документов в электронном виде  несет свои преимущества: сокращение времени и расходов на изготовление копий документов и их заверение, ускорение их доставки. Для инспекторов в свою очередь есть тоже выгода: документы они получают быстро и в срок. Правда, получив такие документы, инспектору приходилось их распечатывать (тк документы хранились на бумаге, на них наклеивались штрих-коды, чтобы их затем занести в базу данных). Иногда с этим мирились, тк документы получали быстро и налогоплательщик не доставлял хлопот.

Именно для достижения таких преимуществ организации договаривались с инспекторами о возможности представить документы в электронном виде, в обход закону.

Теперь же появилась не просто техническая возможность направлять и принимать документы  в электронном виде, но и автоматически обрабатывать полученные документы на стороне инспекции.

На стороне налогоплательщика, который уже имел опыт направления документов в электронном виде, мало что изменится. А вот для инспектора изменения будут существенные. Во-первых, документы не надо будет распечатывать, они сразу будут складываться в базу данных. Во-вторых не надо их помечать штрих-кодами, тк с документом будет передаваться информация о документе, позволяющая однозначно его найти в базе. В-третьих, для формализованных документов будет сделана автоматическая обработка: цифры сами будут разносится и сверяться с данными декларации, отчего ручная обработка инспектора не потребуется. Как результат - меньше работы с документом у инспектора. Все это осуществимо, если документы направлены с описью, по порядку, утвержденному приказом 168@.

А теперь вопрос: будут ли дальше поощрять инспекторы представление документов в обход закону? Вряд ли. Получив документы по закону, выгоды они получат больше.

3. Истребования передаются через спецоператора. Может ли организация, работающая с несколькими СОС, получить требование в одном СОС, а направить истребования через другого?

Ответ - теоретически может. А вот практически - нужно смотреть на функционал системы, через которую отправляются истребования  в налоговую.

Инспектор выбирает у себя в системе через какого СОс ему направить требование. Обычно указывают того СОС, через которого последний раз была получены отчетность (что подтверждает , что организация с ним работает). А вот ожидание истребований никак со СОС не связано. Истребования связаны с файлом требования. То есть в системе есть сущность: требование, к которому будут приниматься и привязываться истребовоанные документы.

Поэтому по какому каналу (СОС) придут истребования иснпектору не важно.

Готовить документы к представлению налогоплательщик может где угодно. а вот направить пакет он может только через ПО спецоператора. Если в его системе нет ограничений (например, было ли через него получено требование или нет), то направить истребования можно.

4. Многие клиенты не хотят направлять в адрес налоговой сообщения об участниках ЭДО. Их пугает то, что налоговая знает что организация перешла на ЭДО и что теперь у нее документы будут истребовать только в электронном виде. Обязывает ли организацию после отправки сообщения обмениваться только электронными документами или сдавать документы только по ТКС? 

Нормативная база по теме сообщения об участниках ЭДО состоит из трех документов:

Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н – говорит, что продавец и покупатель должны передать сведения, а оператор на основании этих сведений формирует сообщение и передает в налоговую.

Приказ ФНС России от 12.09.2012 № ММВ-7-6/619@ - утверждает сам документооборот этими сообщениями между оператором и налоговой.

Приказ ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@ - утверждает формат сообщения.

В этих документах говорится о том, что сообщения должны быть составлены в утвержденном формате и  направлены в налоговую согласно утвержденному порядку. Ни в одном из этих документов не говорится, что это сообщение обязывает налоговую требовать от налогоплательщика документы только в электронном виде.

В иных нормативных документах нет ни слова о сообщениях и об обязанностях, которые они накладывают на налогоплательщика.

Налоговой сообщение нужно только тогда, когда она получит истребованный формализованный документ. Только тогда система инспектора обратится к базе, где хранится сообщение, чтобы проверить, а зарегистрирован ли такой участник у нее, а через какого оператора он работает, а есть ли у нее в базе сертификат, которым этот документ подписан. Если сведения такие есть, документ пропускается к обработке инспектором, если нет, то и доверия к такому документу тоже нет, тк система считает, что документ пришел от непонятно кого, и подписан непонятно кем. Если такие сведения об участниках бы не собирались, то каждый раз с представленным электронным документом налоговой приходилось бы еще и запрашивать информацию об участнике, а это дополнительная нагрузка на канал передачи.

Слать документы в электронном виде – право налогоплательщика, а не обязанность. Этим правом он может воспользоваться только если он получил требование представить документы  в электронном виде и отправил квитанцию о приеме в ответ (почему право так ограничено - отдельная тема разговора).

Думаю пока хватит. Дальше уже напишу о практике представления и проблемы, пожелания, с которыми столкнулись мы и наши клиенты при представлении.

Прецедент представления счетов-фактур в налоговую

Свершилось таки долгожданное мною событие: только что мы представили в налоговую по ТКС счета-фактуры.

К сожалению не могу называть имен, тк согласие участников еще не получено, а рассказать уже хочется. Но с другой стороны, зачем нам имена, главное - факт.

С чего все началось

Так вот, начиная с 2010 года  мы неоднократно говорим о том, что у организаций есть право представлять документы  в налоговую в электронном виде.
Постепенно это право подкреплялось разъяснениями как это сделать (утверждены порядки, форматы, подробнее можно почитать на нашем сайте diadoc.ru), с недавнего времени право переросло в техническую возможность. И вот сегодня можно уже говорить о практике.

Как это случилось

Началось все с того, что налоговая инспекция в одном из регионов нашей необъятной прислала требование представить документы своему налогоплательщику. При этом она попросила налогоплательщика представить хотя бы часть документов именно в электронном виде по ТКС.

У клиента на тот момент не было электронных документов. Но все мы хорошо знаем, что представить п ТКС можно сканы бумажных документов, чем организация и решила воспользоваться.

Организация отсканировала нужные счета-фактуры и через спецоператора (коим являемся мы СКБ-Контур) передала в инспекцию.

В ответ на полученные документы инспекция сформировала квитанцию о приеме.
Таким образом, все случилось как по сценарию. Точнее как это описано в нормативных документах, иначе это уже будет не правовой документооборот, а черт знает что.

Все довольны: организация выполнила просьбу налоговой (именно просьбу, потому как представить документы  в электронном виде - право налогоплательщика, никто не может его обязать или принудить так делать, в данном же случае все случилось на добровольных началах). Налоговая получила таки свои первые истребованные электронные документы (и это не отчетность!).

В чем радость?

Ну во первых, я активно принимала в этом участие, и да, могу сказать что я, не без помощи коллег, сделала это!

Во-вторых, каждый день я сталкиваюсь с кучей вопросов и сомнений на тему, признает ли налоговая инспекция юр. значимость электронных документов, готова ли инспекция технически принимать документы. Просто слова, как бы убедительно они не звучали - всего лишь слова. Так случилось, что человек больше верит и оценивает по делам. А еще чаще - предпочитает посмотреть как это переживают другие, только потом пробовать самому.
И так событие случилось, прецедент создан. И это верные шаги на устранение таких вот бояк и сомнений.

В-третьих, сами инспекции могут убедиться, что их ПО работает. А по-секрету скажу, что сами инспектора часто сомневаются, могут ли они принять и обработать электронные документы. Уверенность инспектора сильно влияет на решение налогоплательщика - нашего клиента.

А дальше что?

А дальше хочется пожелать: побольше таких вот инициатив со стороны налоговых инспекций и клиентов. Пусть даже в тестовом режиме (никто за это по голове не настучит и премий не лишит).

И что-то мне подсказывает, что это далеко не последний случай, когда инспекция просит налогоплательщика представить документы именно по ТКС.

Такие прецеденты конечно могут снять барьеры при переходе на ЭДО.
А вот расслабляться нам как разработчику ПО я не советую. Наоборот, придется еще больше поднапрячься. Наше решение должно делать работу с электронными документами проще и выгоднее, чем с бумажными.
Тк всегда за одним барьером всегда оказывается другой. Сегодня мы сняли страх перед налоговой, не известно (хотя лукавлю, конечно известно), что встанет на пути перед клиентом завтра.