Документооборот формализованных первичных документов.

Тема электронного документооборота продолжает развиваться. Одних электронных счетов-фактур не достаточно, чтобы автоматизировать взаимодействие между контрагентами.

Ст. 9 закона №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» давно разрешает формировать первичные документы в электронном виде. К сожалению больше нигде не было сказано ни о порядке передачи таких документов, ни о форматах, как это было сделано со счетами-фактурами.

В результате пусть стороны и могли передавать первичку с ЭЦП в электронном виде, но вот представлять ее по ТКС в налоговую нельзя. Согласно ст. 93 НК РФ  документ может быть представлен в налоговую в электронном виде, но только в установленном формате. До недавнего времени мы говорили, что ожидаются (и до сих пор ожидаем) только форматы электронных счетов-фактур, журналов и книг учета. Начиная с апреля этого года организации могут использовать рекомендованный формат товарной накладной (по форме ТОРГ 12) и акта сдачи-приема работ (услуг). Утверждены форматы Приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@.

ФНС пошла налогоплательщикам навстречу. Нигде в обязанностях не было прописано, что она должна этим заниматься. Но тем не менее, теперь у налогоплательщиков есть возможность воспользоваться своим правом представлять и эти первичные документы в инспекции только в электронном виде (о представлении лучше говорить отдельно, это большая и сложная тема). Фраза «рекомендованные» означает буквально следующее: если организации в дальнейшем хочет представлять накладные акты в электронном виде, ей придется использовать только такой формат. Если же она будет использовать нечто свое, или хоть как то изменить формат, право она потеряет.

Что интересно, форматы сами диктуют определенный порядок передачи электронных накладных и актов. Сам документ состоит из двух файлов, так называемых Титулов. Для накладной это будет титул продавца и титул покупателя, для акта это будет титул исполнителя и титул заказчика.

Схема работы следующая

1. Продавец формирует у себя файл Титул продавца. Если смотреть на печатную форму накладной, то этот файл полностью соответствует печатной форме, за исключением полей в правой нижней части документа: где свою подпись ставит покупатель (это поля по доверенности, поле груз принял, и груз принял грузополучатель).
2. Продавец подписывает своей ЭЦП документ и отправляет в адрес получателя. Формат допускает одного подписанта в накладной.
3. Покупатель получает файл Титул продавца. Если он принимает решение подписать накладную, то в ответ он должен сформировать Титул покупателя. Титул покупателя представляет собой файл, который содержит все данные о Титуле продавца (время и дату создания файла, наименование, номер и дату накладной). Он подписывает свой файл титул покупателя и отправляет в адрес продавца.
4. В результате мы имеем документ - юридически значимую товарную накладную, который состоит из файла титула продавца, подписанного продавцом, и файла титула покупателя, подписанного покупателем.

Таким образом основное отличие формализованных актов и накладных от прочих файлов в том, что не достаточно теперь просто поставить вторую подпись под документом. /нужно сформировать в ответ файл, подписать его, и только два файла, связанных вместе и подписанных, будут являть собой документ.

Для акта соответственно схема такая же, только названия титулов иные: мы уже будем говорить о титуле исполнителя (продавце услуг и своих работ) и титуле заказчика (покупателе услуг или работ).

Титул покупателя (заказчика) выделен в отдельный файл для того, чтобы покупатель на своей стороне мог довнести информацию по поставке. Все мы знаем, что документ, подписанный ЭЦП изменять нельзя. В жизни покупатель сам заполняет свою часть: помимо подписи он может указать доверенность, на основании которой он принимает товар или подписывает накладную, указывает дату получения груза. По актам есть практика дописывать комментарии или претензии.

Таким образом решается задача довнесения данных.

Такую практику мы можем наблюдать при работе с электронной железнодорожной транспортной накладной. Документ вообще состоит из 4 частей, которые заполняются разными участниками (грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем), в разное время.

Еще одной особенностью формата накладных и актов стало то, что как и в счете-фактуре нужно указать идентификаторы Оператора и участников документооборота.

Мы помним, что электронные счета-фактуры передаются только через Оператора. Каждый оператор имеет свой идентификатор, и он выдает идентификаторы своим клиентам. Таким образом, смотря на файл счета-фактуры мы всегда может точно сказать, через какого оператора был выставлен документ, и между какими участниками он передавался.

То же самое есть и в накладных и актах. То есть организации, которая не подключена к Оператору, не удастся сформировать формализованный первичный документ.