Электронный документооборот через почту РФ

На сайте минкомсвязи от 17 сентября был опубликован проект закона о почтовой связи.

Для нас интерес представляет та часть, которая говорит о новой услуге: возможность электронного документооборота.

Речь идет именно об электронных документах и их передаче с помощью Почты России. 

На самом деле эту услугу будет оказываться Оператор универсальной почтовой связи, уполномоченный государством, но сейчас у нас только один орган, который оказывает услугу почтовой связи от государства - это почта России. Вряд ли закон подразумевает что когда-нибудь государство уполномочит еще кого, на оказание такой услуги. 

Каждый в нашей стране получит электронный ящик и через него сможет отправлять или получать электронные сообщения.

С одной стороны это конкурент, а с другой (если внимательнее почитать и подумать), можно спать спокойно.

Зачем это.

Предполагается, что электронная почта позволит гражданам общаться с государством, экономить свое время, не стоять в очередях в государственные учреждения, а пересылать копии документов, включая различные квитанции об оплате штрафов, пошлин и налогов, по электронной почте, а государству в свою очередь это позволит снизить затраты на пересылку документов.

Подробнее, в чем суть.

Будет создан единый реестр всех абонентов – пользователей эл. почтовых ящиков. Оператор будет раздавать идентификаторы  – эл. адреса.

Под абонентом, согласно комментариям, понимаются физические лица. Каждому лицу присудят идентификатор, но пока не понятно, что это будет,  порядок формирования будет за Минкомсвязью. Но по комментариям в сети, ящики будут привязаны к адресам. Что интересно, постоянно идут разговоры, что прописка (постоянный адрес) давно себя изжила, но при этом ящик присуждается именно по адресу. Что будет если человек сменит прописку? заводить новый ящик? А смысл? Помнятся мне слова  создателя мобильной связи: я хочу чтобы номер принадлежал человеку, а не месту, где стоит телефон. По мне так это правильное решение, если уж государство хочет общаться с человеком, то и адресовать сообщение оно тоже должно человеку.

Будет создана единая почтовая эл. система. Зарегистрированный пользователь сможет войти в систему через «виртуальное почтовое отделение», обратиться к своему ящику и получить или отправить любой документ (в том числе юр. значимый). 

Кто возьмется за разработку этой системы, сколько средств и времени на это уйдет - не известно. Пока что все находится на стадии обсуждения, и мне верится с трудом, что это будет в ближайшие несколько лет сделано.

Оператор будет фиксировать дату и время совершения действий (называется это «Календарный почтовый штемпель»). Сами документы будут пересылаться по утвержденной форме и формату.

Соответственно будут утверждены порядки и форматы, о которых пока в проекте даже речи не идет.

Подписание документов будет происходить с помощью квалифицированной электронной подписью.

Госудасртво решило, что с ним можно общаться только через квалифицированную подпись. Это понятно, тк КЭП по замыслу создается единой и понятной для всех. Но на данный момент вопрос с ЭП для физ. лиц вообще очень больной. Считается что это очень дорого и не выгодно для обычных граждан, и процедура выдачи не такая уж и простая. Я молчу о степени осведомленности граждан в области технологий.

Что интересно, в проекте говорится и о знаке оплаты. 

То есть предполагается, что ящики будут платными, в сети еще гуляет мнение, что все-же пересылка будет бесплатной, плата будет изыматься за доп. опции.

 

Таким образом, проект больше похож на концепт, набор идей.

Попыталась порассуждать на сколько это страшно нам. СФ все же через это не передать, а работать ЮЛ в двух системах – фигня какая-то. Для чего эта штука? Только для ФЛ, для получения гос услуг? Чем это будет отличаться от портала гос. услуг. Портал выдает те же сведения. Если для получения справок и прочих бумажек, тогда следующий вопрос. Государство вовсю продвигает тему взаимодействия ведомств, дескать негоже у граждан запрашивать многократно бумажки, ведомства могут самостоятельно передавать их друг другу. Коли мы стремимся к этой идее, зачем механизм выдачи документов, подписанных КЭП на руки гражданам? Для чего?

Расставанием с сервисом: отписываемся от рассылок

Заметила, что очень часто сервисы прбегают к эмоциональной манипуляции. И в случае если клиент принял решение расстаться с сервисом, ему приходится с толкнуться с кучей препятствий.

Сегодняшний пример это ярко показывает.

Когда-то я покупала скидочные купоны и следила за новинками. Для этого подписывалась на рассылку. Но та пора прошла и по многим причинам меня перестали интересовать купоны. Рассылки превратились в не читаемый спам, и каждый день у меня сопровождался чисткой электронного ящика.

Приняла решение, отписаться. Оказывается не так-то просто это сделать. Ссылку на отписку засовывают в самые неудобные места: то в кучу ссылок на контакты, то после большого яркого списка, и еще делают ооочень мелким шрифтом.

Я нашла таки эту ссылку, перешла на страницу. И дальше новый квест - "Найди способ подтвердить свои намерения".

После долгих размышлений все же нашла заветную кнопку. И тут я напоролось на то, что никак не ожидала. Появилось окно подтверждения, с картинкой грустного львенка (львенок потому что это бы купонный сервис biglion) и с надписью "Как жаль, что вы отписываетесь, биглиоша будет очень скучать".

Тут моя уверенность отписаться пошатнулась. Сыграли эмоции, но вспомнив мои каждодневные удаления писем в количестве 10-15 штук, я решилась, хоть и не так уверенно.
Пройдя этот трудный и эмоциональный путь я осталось в очень плохом впечатлении. Столько искала способ и в итоге еще и печальку отхватила. От работы с сервисом остался негатив.

Так к чему я все. Мы сами активно делаем рассылку и следим за тем, чтобы она была интересной и нескучной. И конечно у нас тоже есть способ отписаться.

Специально отписалась от рассылки у нас. Все просто: внизу письма после основного текста прямо сказано, что можно отказаться от получения рассылки, перейдя по ссылке. Переходишь  и вуаля - ты отписан. Если хочешь вернуть подписку - иди в кабинет и поставь галочку. Просто, серьезно и лаконично.

 Из всего опыта могу сделать следующие выводы:

1. Делать ссылку отписки недоступной и как можно трудозатратной - плохая идея. Ее все равно найдут, но негатива будет больше. Всем известно, что плохое о компании рассказывают всегда. И плохое легче разносится. пусть даже такая мелочь, уверенна к ней приплюсуют еще какие-нибудь огрехи работы сервиса.

2. Играть на эмоциях может и хорошо, но уместно. Одно дело, предоставлять услуги купонов и скидок на всякую фигню обычным пользователям, или же делать систему для бизнеса. В первом случае уместно рисовать радугу с единорогами и умильных котят, во втором нужна сдержанность, простота и доступность.

Как вывод: даже если клиент с вами прощается, нужно проводить его, и с улыбкой пожелать только успехов.

С 01.08.12 ЭСФ и все техн. документы должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью.

После "стремительного и внезапного" входа ЭСФ и ЭП в нашу жизнь появилась необходимость доработать ряд нормативных актов.

Так 29.06.2012 был подписан закон от № 97-ФЗ «О внесении изменений в часть первую и часть вторую НК РФ и статью 26 Федерального закона «О банках и банковской деятельности»», уточняющий порядок взаимодействия между налоговыми органами, налогоплательщиками и банками.

Не стоит обращать внимание на слово"банки" в названии этого закона, тк изначально он был составлен для взаимодействия налоговой и банков. Потом после первого чтения был отложен и значительно доработан. После чего был представлен как разросшаяся во всех направлениях громадина. Такое ощущение, что туда были запихано все, что каким-то образом относится к электрификации ДО  и так давно тревожило умы.

Нам он интересен двумя вещами.

По всем статьям НК РФ, где встречалась фраза «электронный вид»  была произведена замена на слова «электронная форма». 

Возможно этим самым законодатели хотели привести все к единой терминологией с иными документами: 

• так в законе №63-ФЗ Об ЭП говорится об информации в электронной форме: "п. 1 ст. 6 Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью".

• в законе №1-ФЗ "Об ЭЦП" или №149-ФЗ "Об информации, инф. технологиях и о защите информации" дается определение электронному документу, как информации, представленной в электронной форме (ст. 3 и ст. 2 соответственно).

Вторая вещь, и значимая - подписание документов КЭП, которые передаются в налоговую (например, заявление о возмещении налога), декларации, а так же ЭСФ (соответствующее изменение появилось в ст. 169).

По Сф возникли следующие формулировки:   

п. 6: счет-фактура, оставленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц

п. 9: Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи устанавливается Министерством финансов Российской Федерации.
 

 То есть не просто составленный СФ должен быть подписан КЭП, но и все технологические документы, участвующие в порядке обмена так же должны быть подписаны КЭП.

Совсем недавно уже возникало предложение у контролирующих органов, чтобы каждый высказал пожелания, с каким видом подписи они хотят работать. Напомню, что 63-ФЗ ввел 3 вида подписи в нашу жизнь, при этом не сказал где какой вид применяется, а отдал право решать участникам ДО.

Вот ФНС и высказала таким образом свое решение:  она собирается обрабатывать ЭД, подписанные только КЭП.

От сюда можно сделать вывод, если документы, которые налоговая хочет принимать в электронном виде должны быть подписаны КЭП, то и формализованные акты и накладные тоже должны быть подписаны КЭП.

Поэтому в Диадоке для полноценной работы с формализованными документами необходимы  КЭП.

Закон опубликован на официальном интернет-портале правовой информации http://www.pravo.gov.ru  01.07. 2012. Данные пункты вступают в силу 01.08.2012.

Документооборот формализованных первичных документов.

Тема электронного документооборота продолжает развиваться. Одних электронных счетов-фактур не достаточно, чтобы автоматизировать взаимодействие между контрагентами.

Ст. 9 закона №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» давно разрешает формировать первичные документы в электронном виде. К сожалению больше нигде не было сказано ни о порядке передачи таких документов, ни о форматах, как это было сделано со счетами-фактурами.

В результате пусть стороны и могли передавать первичку с ЭЦП в электронном виде, но вот представлять ее по ТКС в налоговую нельзя. Согласно ст. 93 НК РФ  документ может быть представлен в налоговую в электронном виде, но только в установленном формате. До недавнего времени мы говорили, что ожидаются (и до сих пор ожидаем) только форматы электронных счетов-фактур, журналов и книг учета. Начиная с апреля этого года организации могут использовать рекомендованный формат товарной накладной (по форме ТОРГ 12) и акта сдачи-приема работ (услуг). Утверждены форматы Приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@.

ФНС пошла налогоплательщикам навстречу. Нигде в обязанностях не было прописано, что она должна этим заниматься. Но тем не менее, теперь у налогоплательщиков есть возможность воспользоваться своим правом представлять и эти первичные документы в инспекции только в электронном виде (о представлении лучше говорить отдельно, это большая и сложная тема). Фраза «рекомендованные» означает буквально следующее: если организации в дальнейшем хочет представлять накладные акты в электронном виде, ей придется использовать только такой формат. Если же она будет использовать нечто свое, или хоть как то изменить формат, право она потеряет.

Что интересно, форматы сами диктуют определенный порядок передачи электронных накладных и актов. Сам документ состоит из двух файлов, так называемых Титулов. Для накладной это будет титул продавца и титул покупателя, для акта это будет титул исполнителя и титул заказчика.

Схема работы следующая

1. Продавец формирует у себя файл Титул продавца. Если смотреть на печатную форму накладной, то этот файл полностью соответствует печатной форме, за исключением полей в правой нижней части документа: где свою подпись ставит покупатель (это поля по доверенности, поле груз принял, и груз принял грузополучатель).
2. Продавец подписывает своей ЭЦП документ и отправляет в адрес получателя. Формат допускает одного подписанта в накладной.
3. Покупатель получает файл Титул продавца. Если он принимает решение подписать накладную, то в ответ он должен сформировать Титул покупателя. Титул покупателя представляет собой файл, который содержит все данные о Титуле продавца (время и дату создания файла, наименование, номер и дату накладной). Он подписывает свой файл титул покупателя и отправляет в адрес продавца.
4. В результате мы имеем документ - юридически значимую товарную накладную, который состоит из файла титула продавца, подписанного продавцом, и файла титула покупателя, подписанного покупателем.

Таким образом основное отличие формализованных актов и накладных от прочих файлов в том, что не достаточно теперь просто поставить вторую подпись под документом. /нужно сформировать в ответ файл, подписать его, и только два файла, связанных вместе и подписанных, будут являть собой документ.

Для акта соответственно схема такая же, только названия титулов иные: мы уже будем говорить о титуле исполнителя (продавце услуг и своих работ) и титуле заказчика (покупателе услуг или работ).

Титул покупателя (заказчика) выделен в отдельный файл для того, чтобы покупатель на своей стороне мог довнести информацию по поставке. Все мы знаем, что документ, подписанный ЭЦП изменять нельзя. В жизни покупатель сам заполняет свою часть: помимо подписи он может указать доверенность, на основании которой он принимает товар или подписывает накладную, указывает дату получения груза. По актам есть практика дописывать комментарии или претензии.

Таким образом решается задача довнесения данных.

Такую практику мы можем наблюдать при работе с электронной железнодорожной транспортной накладной. Документ вообще состоит из 4 частей, которые заполняются разными участниками (грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем), в разное время.

Еще одной особенностью формата накладных и актов стало то, что как и в счете-фактуре нужно указать идентификаторы Оператора и участников документооборота.

Мы помним, что электронные счета-фактуры передаются только через Оператора. Каждый оператор имеет свой идентификатор, и он выдает идентификаторы своим клиентам. Таким образом, смотря на файл счета-фактуры мы всегда может точно сказать, через какого оператора был выставлен документ, и между какими участниками он передавался.

То же самое есть и в накладных и актах. То есть организации, которая не подключена к Оператору, не удастся сформировать формализованный первичный документ.

Маленькая но полезная фича

Ввиду произошедших или грядущих изменений, связанных с Постановлением 1137 (об этом читай в предыдущем посте) у большинства бухгалтеров возникла проблема: новая печатная форма счета-фактуры и порядок ее заполнения. 

Выступив на семинаре "Бухгалтерский учет и  Аудит" я столкнулась с тем, что после доклада ко мне подходили бухгалтера и просили вместе с ними пошагово заполнить счет-фактуру и прокомментировать изменения.

В результате родилась идея: а почему бы не сделать пример заполнения с комментариями? Ну я попыхтела денек изучая Постановление и переводя в человекочитаемый вид тамошние формулировки, и вместе с коллегами у нас получилась удобная и простая интерактивная инструкция по заполнению формы.

Думаю для бухгалтеров будет полезной и с нас снимет много вопросов, по правилам составления.

К тому же у нас уже есть сервис Диадок-принтер, который можно бесплатно у нас скачать и установить. В результате он преобразовывает печатную форму старого образца в новый. То есть не нужно переживать, как перенастроить свою учетную систему, или как заполнить новый счет-фактуру. Достаточно довериться нам. 

В общем все для бухгалтера, меньше ему проблем и хлопот :)

О вступлении в силу Постановления 1137 О СФ

В декабре 2011 года было подписано Постановление 1137 о счетах-фактурах, учете и правил ведения журналов и книг и в январе оно "вступило в силу" . Почему в кавычках - потому что сей нормативный документ не содержит в тексте даты вступления в силу. А значит нам нужно руководствоваться законодательством.

Согласно закону №5-ФЗ о правилах публикации и вступлении в силу нормативных актов и указу президента № 763:

Официальным опубликованием актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации считается публикация их текстов в "Российской газете" или в Собрании законодательства Российской Федерации, интернет-портал www.pravo.gov.ru.

Официальными являются также тексты актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации, распространяемые в электронном виде федеральным государственным унитарным предприятием "Научно-технический центр правовой информации "Система" Федеральной службы охраны Российской Федерации, а также федеральными органами государственной охраны.

Сайт правительства, на котором был опубликован документ, как раз таки администрируется федеральными органам гос. охраны. То есть считать, что он был опубликован можно. Но, если своими словами, то запихали они его задним числом на 26 декабря. При этом на сайте нет указаний какой датой был опубликован, чтобы от этой даты как раз и начать отчет. То есть принимать эту публикацию нельзя.

Остаются различные статьи и комментарии в СМИ, что постановление уже было опубликовано 16 января в Собрании законодательства Российской Федерации № 3 от 2012 года. На данный момент это издание еще не вышло в свет (не было напечатано). Поэтому с одной стороны, туда Постановление уже включено, но собственно сборника еще не существует. Вот такая путаница.

Поэтому у всех резонный вопрос: что делать то? работать по новому Постановлению 1137 или же все же по старому 914?

Сначала ходили мнения, что будут принимать и такие и такие счета-фактуры, потом и ФНС заявило что возможно она будет принимать в 1 квартале СФ старого образца. В конце января Минфин уже дает официальные разъяснения в своем массовом письме, что в 1 квартале можно работать как по старому Постановлению 914, так и по новому 1137. Вот и письмо ниже