Большинство документов, которыми организации обмениваются между собой, можно составлять и передавать в электронном виде. При этом если организация составляет, передает и хранит документ только в электронном виде, то ей не обязательно дублировать его на бумаге, или делать его бумажную копию.
Электронный документ будет являться оригиналом, а юридическую силу ему придает его содержание (согласно правилам, установленным в нормативных актах) и электронная подпись. Остается открытым вопрос, каким образом электронный документ будет представляться для проверки в налоговую.
С недавнего времени у налогоплательщика появилось два способа представления электронного документа: в электронном виде и традиционно на бумаге.
Казалось бы, электронный документ передавать для проверки в налоговую по сети интернет – самый удобный и логичный вариант. Для этого в апреле 2011 года Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ был утвержден порядок представления документом по ТКС. Но с одной очень существенной оговоркой: данный порядок формировался на основе ст. 93 НК РФ, где сказано, что электронные документы могут быть представлены в налоговую в электронном виде по установленному формату.
Этот формат должен быть утвержден правительством и он будет един для всех. Но единого утвержденного на уровне государства формата нет для документов, которые передаются между организациями. В скором времени будет утвержден формат для электронных счетов-фактур. Поэтому как представлять электронные документы, остается не понятным.
С такими вопросами некоторые обращаются напрямую в Минфин России и к представителям ФНС. Проанализировав письма и комментарии, можно сделать следующий вывод. Электронные документы, для которых нет установленного формата должны будут распечатываться. При этом на бумажной копии должна быть проставлена метка о том, что оригинал документа существует в электронном виде, что документ был подписан электронной подписью. Бумажную копию необходимо будет заверить печатью и подписью руководителя и передать в налоговую (Письмо МФ от 7 июля 2011 г. N 03-03-06/1/409, Письмо МФ от 26 августа 2011 г. N 03-03-06/1/521).
Таким образом, для организации, которая работает с электронными документами, в плане представления документов для проверки ничего не меняется: как и раньше ей придется делать копии документов, заверять их и отправлять своими силами в налоговую. Конечно, такой способ передачи документов был всегда болезненным, особенно для тех, кому приходилось копировать и отправлять документы грузовыми машинами, а то и вагонами. С другой стороны польза от электронных документов все таки ощутимее (нет проблем с хранением, поиском, доставкой и прочие). Будем надеяться, что государство не заставит долго ждать форматов, хотя бы для счетов-фактур и перивички.
