Довольно часто задают вопрос, как организации, обменивающейся электронными документами, представлять их потом в суд?
Лица, участвующие в деле могут представлять в арбитражный суд документы в электронном виде (ст. 41, ст. 126 АПК РФ). Согласно ст. 74 АПК РФ документы, полученные посредством электронной связи допускаются в качестве письменных доказательств в случаях, когда они соответствуют федеральным законам и НПА (то есть когда согласно существующему законодательству обладают юридической силой).
Юридическую силу придает следующее:
1. Есть соглашение сторон о признании ЭП
o Если организация работает через Диадок, значит она подписала заявление о присоединении к Регламенту. Регламент оговаривает правила работы с электронной подписью. А значит организации, присоединившиеся к нему, согласны с правилами. Регламента достаточно, чтобы утверждать, что между участниками есть соглашение.
2. Есть электронная подпись, сертификат которой действовал на момент подписания.
o Диадок не позволит подписывать документы, если сертификат не действителен. Боле того, в ЭП проставляется штамп времени, который фиксирует дату и время подписания документа.
3. Документ сформирован по установленному формату и имеет все реквизиты
a. Установленный законом формат сейчас утверждается только для электронных счетов-фактур. остальные документы могут передаваться в любом формате (главное чтобы другая сторона могла его принимать).
4. Можно достоверно установить, что документ исходит со стороны по договору
o Диадок проверяет каждую организацию перед регистрацией, поэтому можно точно быть уверенным, что ящик принадлежит именно организации и ее реквизиты верные.
Все это придает юридическую силу электронному документу, а значит он будет признан в качестве письменного доказательства в суде.
Суд может назначить экспертизу. Ее проводит тот сервисный центр, который выдавал ЭЦП организации. Следует прочитать договор или уточнить у представителей СЦ, как она проводится.
Полный перечень документов, который нужно представить в суд, – нужно уточнять у юриста, тк он зависит от темы разбирательства.
Таким образом, электронные документы, переданные через Диадок могут служить в качестве письменных доказательства.
P.S. суд может по техническим причинам не принять документы, тогда организации нужно сделать печатную копию документа: распечатать документ, поставить подпись и печать, как это делали ранее (п. 7, ст. 9 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
К тому же удалось найти прецеденты гражданских дел с участием электронных документов, подписанных электронной подписью. Это очень редкие случаи, но они однозначно все приводят к тому, что нужно соблюдать перечисленные выше требования, и тогда доказательства будут в вашу пользу.
1. Использование электронных документов и ЭЦП между сторонами должно быть обговорено в договоре. Судебная практика склоняется к тому, что использование электронных документов, подписанных ЭЦП, должно быть обговорено сторонами и указано в условиях договора или в дополнительном соглашении к договору. В деле N А40-37247/08-61-36 (ФАС Московского округа от 12.01.2009 N КГ-А40/12090-08) ООО отстаивала право на возмещение задолженности с ЗАО по выполненным работам. В качестве доказательств были предоставлены акты выполненных работ, направленные в ЗАО по электронной почте. Судом было установлено, что между сторонами не было достигнуто соглашение об использовании электронной переписки как средства передачи результата работ по договору. В результате суд не признал электронные документы доказательством выполненных работ.
2. Наличие ЭЦП обязательно для подтверждения юридической значимости документа. ФАС Волго-вятского округа признал юридическую силу электронного документа, подписанного ЭЦП (Постановление от 11 августа 2010 г. по делу N А43-5226/2010). В деле истец требовал взыскать задолженность с ответчика за неоплаченный товар. Ответчик не хотел признавать электронные документы, подписанные ЭЦП, утверждал, что они были подписаны не уполномоченным лицом. Суд установил, что документы составлены в соответствии с требованиями, между сторонами было заключено дополнительное соглашение к договору, в котором стороны предусмотрели применение электронного документооборота с использованием ЭЦП при составлении первичной учетной документации. Так же в суде был представлен сертификат ЭЦП подписанта. Таким образом, суд правомерно пришел к выводу о подписании первичных документов надлежащим образом, уполномоченным лицом ответчика.
В другом деле, рассмотренном ФАС Московского округа, истец ООО, требуя взыскать с ответчика банка незаконно списанные со счета денежные средства, сослался на тот факт, что платежные поручения, по которым произошло списание, директором и главным бухгалтером данного общества не подписывались. Суд признал электронное платежное поручение, подписанное ЭЦП генерального директора и главного бухгалтера, надлежащим доказательством волеизъявления клиентов, а документ, подписанный ЭЦП, имеющим юридическую силу (Постановление ФАС МО 11 июня 2002 г. N КГ-А40/3554-02).
Существующая судебная практика придерживается позиции, в соответствии с которой отсутствие ЭЦП означает несоответствие электронного документа требованиям письменной формы. В деле Постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.12.2008 по делу N А56-11695/2008 рассматривается случай отправки котировочной заявки организацией по электронной почте без ЭЦП, в результате чего данная заявка была отклонена по причине того, что ее посчитали не заявкой, а электронным сообщением. Суд признал, что обществом не соблюдены форма и порядок подачи котировочной заявки (на "заявке" отсутствует электронная цифровая подпись).
